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Protokollierung
 
Zur Vermeidung von Medienbrüchen, Transport- und Liegezeiten, sowie der Vermeidung von oftmals ungeklärtem Verlust von Schriftstücken wird in einer zentralen Posteingangsstelle jedes einlangende papierbasierende Schriftstück gescannt, im Postprotokoll registriert sowie - soweit möglich - beschlagwortet. Nach Ihren organisatorischen Vorgaben werden die Schriftstücke Personen und Abteilungen oder definierten Workflows zugeordnet.
Schriftstücke können in den Eingangspostkorb des betreffenden Empfängers, den Verkauf betreffende Schriftstücke in den Abteilungspostkorb "Verkauf" eingeordnet sowie mit eingehenden Rechnungen ein Eingangsrechnungsworkflow angestoßen werden. All diese Zuordnungen erfolgen elektronisch, wobei immer der Link zum entsprechenden abgelegten Dokument erhalten bleibt.
 
Das Postprotokoll kann zur Dokumentierung von ein- und ausgehender Papier- als auch elektronischer Post konfiguriert werden. Auf Wunsch entsprechend den italienischen gesetzlichen Vorgaben für öffentliche Ämter (Protocollo informatico).
 
Werden die Dokumente im Rahmen der Eingangspostverarbeitung den gesetzlichen Vorschriften entsprechend archiviert, können die Papierdokumente nach einer kurzen Sicherheitsfrist (z.B. für notwendige Re-Scans) vernichtet werden, was Ihrem Unternehmen freien Platz in den Büroräumlichkeiten schafft (Vorsicht: gilt für Österreich, ansonsten die entsprechenden Vorschriften Ihres Landes beachten!).
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